Von der PDF-Flut zur automatischen Rechnungsverarbeitung
Wie ein Dienstleister die manuelle Eingangsrechnungsprüfung durch einen KI-gestützten Workflow ersetzte und Stunden pro Woche zurückgewann.
Kunde: Dienstleistungsunternehmen (anonymisiert)
Ausgangslage
Eingangsrechnungen landeten als PDF im Postfach, wurden manuell geprüft, von Hand ins System übertragen und anschließend zur Freigabe weitergereicht. Das kostete Zeit, war fehleranfällig und niemand hatte einen Überblick, wo eine Rechnung gerade feststeckte.
Lösung
Ein schlanker Automatisierungs-Workflow liest eingehende Rechnungen aus, extrahiert die relevanten Felder per KI, gleicht sie gegen Bestellungen ab und legt sie strukturiert zur Freigabe vor. Unklare Fälle werden nicht blind gebucht, sondern gezielt einer Person vorgelegt – Automatisierung mit Kontrollpunkt.
Ergebnis
Die Routinearbeit fällt weg, Übertragungsfehler sind selten geworden, und der Status jeder Rechnung ist jederzeit sichtbar. Das Team kümmert sich um die Ausnahmen statt um den Stapel.
Illustratives Beispiel auf Basis typischer Projektverläufe – kein benannter Kunde. Echte Referenzen finden sich in den Rezensionen.
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